Tietosuoja- ja rekisteriseloste

1. Rekisterinpitäjä

Inspector Sec Oy

Y-tunnus: 2024498-5

2. Käyttäjäkyselyn rekisteriasioista vastaava yhteyshenkilö

Pekka Salin

pekka.salin@isec.fi

3. Rekisterin nimi

ISEC Sisäilmakyselyn vastaajarekisteri.

4. Rekisterin oikeusperuste ja käyttötarkoitus

EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen mukainen oikeusperuste henkilötietojen käsittelylle on henkilön suostumus henkilötietojen käsittelyyn. 

Inspector Sec Oy kerää, käsittelee ja käyttää ISEC Sisäilmakyselyllä tilankäyttäjien henkilötietoja tutkimuskohteissaan. Henkilötietoja käytetään neljään tarkoitukseen:

1. varmistamaan, että vastauslinkit menevät henkilökohtaisesti jokaiselle vastaajalle
2. varmistamaan, että vastausmuistutusmenettely kohdistuu oikeisiin henkilöihin
3. varmistamaan, että terveydensuojelu kohdentuu oikeisiin henkilöihin.
4. käyttäjien raportoimat havainnot rakennuksesta kohdistuvat oikeisiin tiloihin.

Vastaajan anonymisoituja tietoja käytetään myös tieteelliseen tutkimukseen, jonka tarkoituksena on selvittää syitä sisäilmaan liittyvälle oireilulle.

Inspector Sec Oy:llä on oikeus käyttää ja luovuttaa rekisterissä olevia tietoja perusteltuja käyttötarkoituksia varten henkilötietolain mukaisesti.

Rekisteröity käyttäjä voi kieltää henkilötietojensa käytön ilmoittamalla siitä rekisterinpitäjälle.

5. Rekisterin tietosisältö

Rekisteriin kerätään rekisteröidyistä tietoja, kuten:

- sähköpostiosoite

- ikä, sukupuoli

- sisäilmaan liitetyt oireet ja sairauspoissaolot

- sairaudet

- rakennukseen liittyvä lääkkeiden käyttö

Kyselypalvelun tarjoaja poistaa ISECin tietokannat palvelimiltaan, kun asiakkuus päättyy. Tämä on kirjattu palveluntarjoajien tietosuojaselosteisiin tai vaihtoehtoisesti sovittu erillisessä sopimuksessa tietojenkäsittelystä.

6. Säännönmukaiset tietolähteet

Rekisterinpitäjä rekisteröi käyttäjästä sähköpostiosoitteen sekä ne tiedot, jotka käyttäjä itse ilmoittaa verkkosivustoa käyttäessään.

Rekisteriin tallennettavat tiedot saadaan kyselyvastaajalta sähköisillä lomakkeilla. Sähköisessä lomakkeessa on kohteesta vastaavan tutkijan yhteystiedot. Kyselyvastaaja voi ottaa yhteyttä tutkijaan tarvittaessa. Näissä tapauksissa tietoja voi tallentua tutkijan sähköpostiin.

7. Tietojen säännönmukaiset luovutukset

Henkilötietoja ei luovuteta kolmansille osapuolille. Anonymisoituja tietoja voidaan luovuttaa kyselyvastaajan työnantajalle terveydensuojelutarkoitukseen, mikäli vastaaja antaa siihen suostumuksen.

Kyselyvastauksista laaditaan raportti, joka sisältää koostettua ryhmätason terveystietoa. Raportti luovutetaan työn tilaajalle.

8. Säännönmukaiset tietojen luovutukset ja tietojen siirto EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle

Ei säännönmukaisia tietojen luovutuksia kolmansille osapuolille. Ei tietojen luovutuksia EU:n tai ETA:n ulkopuolelle.

9. Rekisterin suojauksen periaatteet

Inspector Sec Oy käsittelee vastaajarekisteriä luottamuksellisesti. Rekisteri anonymisoidaan ISECin palvelimilta projektin päätyttyä. Rekisterit on suojattu ulkopuolisilta palomuureilla ja muilla teknisillä suojakeinoilla. Rekisteriä ei säilytetä paperitulosteena. Rekisteriä käyttävät ainoastaan henkilöt, joiden toimenkuvaan sen käyttö kuuluu.

Inspector Sec Oy käyttää kyselyssään Surveypal -verkkopalvelua. Palveluntarjoajan rekisteri suojattu käyttöjärjestelmän suojausohjelmiston avulla. Järjestelmään sisäänpääsy edellyttää käyttäjätunnuksen ja salasanan syöttämistä. Järjestelmä on myös suojattu palomuurein ja muiden teknisten keinojen avulla. Järjestelmään tallennettuihin rekisterin sisältämiin tietoihin pääsevät ja niitä ovat oikeutettuja käyttämään vain tietyt, ennalta määritellyt rekisterinpitäjän työntekijät.

10. Rekisteröidyn kielto-oikeus

Rekisteröidyllä on oikeus kieltää rekisterinpitäjää käsittelemästä häntä itseään koskevia tietoja. Kielto tulee tehdä kirjallisesti ja osoittaa rekisteriasioista vastaavalle henkilöille.

11. Rekisteröidyn oikeus poistaa tietoja

Rekisteröidyllä on oikeus tiettyjen tietojen poistamiseen. Tietojen poistaminen tapahtuu kuitenkin sillä edellytyksellä, ettei Inspector Sec Oy:n sekä rekisteröidyn väliseen asiakassuhteeseen liity mitään keskeneräisiä taloudellisia tai oikeudellisia kysymyksiä (esimerkiksi suorittamattomia laskuja).

12. Rekisteröidyn tarkastusoikeus

Rekisteröidyllä on oikeus tarkastaa rekisteriin tallennetut itseään koskevat tiedot ja saada niistä kopiot. Tarkastuspyyntö tulee tehdä kirjallisesti ja osoittaa rekisteriasioista vastaavalle henkilölle.

13. Tiedon korjaaminen

Rekisterinpitäjä oikaisee, poistaa tai täydentää rekisterissä olevan, käsittelyn tarkoituksen kannalta virheellisen, tarpeettoman, puutteellisen tai vanhentuneen henkilötiedon oma-aloitteisesti tai rekisteröidyn vaatimuksesta. Rekisteröidyn tulee ottaa yhteyttä rekisterinpitäjän rekisteriasioista vastaavaan henkilöön tiedon korjaamiseksi.